Como economizo tempo e sou mais produtivo com os E-mails
Sem notarmos, gastamos mais tempo que o necessário quando estamos verificando os e-mails recebidos.
Verificar, ler e responder os e-mails torna-se uma tarefa que consome tempo e energia, sem que notemos.
Há longo tempo adotei algumas técnicas que me ajudam nesta tarefa. Não perco mais que alguns minutos por dia para verificar todos os emails recebidos.
Meu caso é um pouco mais complexo, pois tenho mais de um e-mail, cada um em um domínio diferente.
O Passado:
No passado eu utilizava programas gerenciadores de e-mails que os recebia, armazenando-os no computador. Passei pelo Eudora e Outlook sem sucesso.
A quantidade de emails indesejados (Spam) era enorme e o aplicativo disponível para eliminá-los não era eficiente. Inúmeros Spams passavam pelo filtro.
Outro grande problema era quando o gerenciador travava ou perdia parte dos emails recebidos. Este era um problema que ocorria ocasionalmente, mas que me criava uma grande dor de cabeça.
Como os emails eram armazenados em meu computador, muitas vezes a recuperação era impossível de ser realizada.
Devo ter envelhecido alguns anos nesta época.
Com solucionei o problema da perda dos e-mails
Um belo dia resolvi adotar o gerenciador de e-mail do Google, contratando seus serviços para os e-mails de meus domínios.
Este serviço é denominado Google Workspace
O filtro de Spam do Google, altamente eficiente, resolveu todos os meus problemas.
Como tenho e-mails em 2 de meus domínios, tinha que abrir o gerenciador em duas janelas diferentes, cada um com seu respectivo acesso.
Este problema foi facilmente contornado quando passei a utilizar o aplicativo Spark, onde podemos configurar várias contas de email separadamente.
Os emails continuam a ser recebidos no Google e lá são filtrados. São então lidos e apresentados pelo Spark.
No Spark todas minhas contas de email, de todos meus domínios. Não preciso mais trabalhar com 2 janelas abertas ao mesmo tempo.
O problema da perda de emails também foi solucionado com o uso do Google Workspace.
Outros aplicativos podem ser utilizados para a leitura dos e-mails. Minhas principais recomendações: Spark e Superhuman.
Pessoalmente uso e indico o Spark.
Após resolver o problema da perda de emails e dos Spams, um ponto ainda me preocupava. O tempo gasto para ler e responder os e-mails recebidos.
Vamos otimizar a caixa de entrada dos emails
Pare e olhe para os e-mails que você recebeu nos últimos dias.
Certamente encontrará propagandas, muitas delas solicitadas por você mesmo, informações de produtos, artigos e outros.
A grande maioria foram solicitados por você mesmo. Possivelmente já esqueceu que os solicitou.
Se você é do tipo de pessoas que tem uma caixa de entrada quilométrica, está na hora de agir e zerá-la
Vamos então otimizar sua caixa de entrada:
Regra número 1, a principal
Assim que abrir o gerenciador de e-mail, decida o que fazer com todos os emails recebidos. Não deixe esta tarefa para depois.
Listas, propagandas e outros informativos
Cancele o cadastro dos e-mails que não são realmente importantes.
Geralmente no seu final existe a indicação Unsubscribe, Cancelamento ou outra mensagem para esta finalidade.
Sem dó, cancele o recebimento de todos que não são necessários. Nada de cair na tentação de deixá-los, com a desculpa de que poderão ser úteis no futuro.
O futuro é agora, se não foram importantes até hoje, certamente não mais serão.
Aos que não foram solicitados, os Spams, marque-os como Spam e eles serão automaticamente eliminados sempre que chegarem.
Arquive os e-mails importantes, apague os não mais necessários
No momento da leitura, se o e-mail não for mais necessário, apague-o. Se for necessário no futuro, o arquive.
Não deixe esta tarefa para depois. Esta é uma tarefa para ser realizada assim que você abrir sua caixa de entrada.
Crie pastas e regras para os emails recebidos
Este é outro grande segredo.
Crie regras de modo que os e-mails recebidos sejam separados automaticamente por assuntos.
Dependendo do programa gerenciador de e-mail utilizado, isto poderá ser feito criando regras ou pastas.
Responder
Não deixe para depois o que pode ser feito no momento. Responda os e-mails assim que forem lidos.
Sempre abro primeiro os e-mails mais importantes e os que dever ser rapidamente respondidos. Como estão separados por assunto, esta tarefa se torna fácil.
Responda de modo rápido, seja direto e sem enrolação.
Crie Tarefas
Para os emails que vão requerer ações futuras, crie tarefas para eles.
Pessoalmente utilizo os aplicativos Evernote e o Todoist para isto. Você poderá usar o programa que lhe for mais conveniente.
Não deixe para depois. Crie tarefas assim que ler o email. Se deixar para depois, com certeza esquecerá.
Adicione datas e eventos ao Calendário
Ao ler um e-mail, se houver alguma data ou evento a ser lembrado, adicione-a ao seu calendário.
Não se esqueça de configurar o calendário para lhe avisar quando a data chegar.
Uso o Google Calendar para esta tarefa.
Adicionar para Ler Depois
Os gerenciadores de e-mai possuem a função de colocarmos mensagens para ler depois.
O Spark, gerenciador que eu utilizo, é um deles. O Gmail também tem esta facilidade.
Separe os e-mails que podem ser lidos em outra ocasião, e os configure para leitura futura.
Os e-mails configurados para ler depois, devem ser lidos e não lá esquecidos.
Configurar como Referência
Esta é outra facilidade que poupará muito do seu tempo.
Podemos configurar um ou mais e-mails para serem nossa referência.
Em outras palavras, se o conteúdo nos serve como referência quando geramos outros e-mails, marque-o como referência.
Ele ficará em destaque, facilitando sempre o seu acesso.
Use as teclas de atalhos
Cada gerenciador de e-mails possui uma série de comandos que podem ser acionados simplesmente utilizando um conjunto de teclas de atalhos.
Por exemplo, no Spark os atalhos que mais utilizo são:
- Marcar como Spam: Shift 1
- Deletar: D
- Marcar como lido ou não lido: U
- Imprimir: P
- Encaminhar: F
- Responder: Shift R
- Responder a Todos: R
O uso dos atalhos poupa um tempo precioso.
Verifique no seu gerenciador de e-mails quais são os atalhos existentes e quais você mesmo pode criar ou personalizar.
Considerações finais
Otimizar e ser produtivo com os e-mails é uma tarefa fácil, basta planejarmos para isto.
Os Spams, o grande problema que enche a caixa de entrada, podem ser automaticamente eliminados.
Ontem mesmo li uma publicação no LinkedIn, onde um profissional reclamava que deixava de visualizar e responder seus e-mails, pois recebia centenas de Spams por dia.
Sua caixa de entrada era uma loucura.
Ao invés de procurar uma solução, tentava deletá-los manualmente. Uma tarefa praticamente impossível e muito trabalhosa.
O simples uso de um gerenciador de e-mails eficiente resolveria este problema.
Seja produtivo e não desperdice mais o seu tempo quando estiver acessando seus e-mails.
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